Офисные средства

В настоящее время номенклатура технических средств управления претерпевает существенные изменения. На российском рынке появляется разнообразная офисная техника ведущих мировых фирм-производителей. Повышается скорость и качество работы, расширяются функции и сервисные возможности офисных аппаратов. Появились принципиально новые, экологически безопасные технологии, позволяющие использовать современные технические средства непосредственно в офисе, на рабочих местах сотрудников. Появляются мощные интегрированные системы, сочетающие различные технологии. Технические средства оснащаются процессорами, памятью. Появляется возможность их подключения к персональным компьютерам или включение в корпоративные вычислительные сети в качестве отдельных терминалов.

в связи с расширением и усложнением номенклатуры технических средств пользователи испытывают определенные затруднения при выборе технических средств и конкретных моделей офисных аппаратов для определенных управленческих, в первую очередь делопроизводственных процессов. Появляется необходимость теоретического осмысления возможностей современных офисных технологий, наиболее эффективного использования технических средств. Вместе с тем баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими разработками смещается в пользу методических пособий. В последнее десятилетие появляются различного рода издания — руководства, справочники, адресованные управленческому персоналу. Они содержат разделы, посвященные современным офисным технологиям и техническим средствам6.

в конце 1990-х гг. Коллективом сотрудников

в конце 1990-х гг. Коллективом сотрудников кафедры документоведения и документационного обеспечения управления российского гуманитарного университета предложена новая, более полная классификация технических средств, в основе которой также заложен функциональный принцип7. предложенная классификация предполагает деление средств организационной техники на девять классов:

 носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т. д.).

 средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; принтеры, графопостроители; специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

средства репрографии и оперативной полиграфии: средства фотокопирования; средства диазокопирования; средства электрофотографического копирования; средства термографического копирования; машины электронно-искрового копирования; средства микрографии; средства  ризографического копирования (дупликаторы); машины для гектографической (спиртовой) печати; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати.

 средства обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры); машины и устройства листоподборочные и сортировальные; скрепляющее и склеивающее оборудование; конвертовскрывающие и резательные машины; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки; адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; машины для уничтожения документов (шредер); агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

 средства хранения, поиска и транспортирования документов: первичные средства хранения (папки, коробки и т. п.); вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т. п.); картотеки и картотечное оборудование; тележки для транспортирования документов; лифтовое оборудование; транспортеры и конвейеры; пневматическая почта; оборудование для хранения носителей информации,  средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта.

 банковская оргтехника: машины для чета купюр; детекторы валют; машины для упаковки банкнот; банкоматы.

 другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксессуары.

 офисная мебель и оборудование: мебель служебных помещений специализированная; оборудование служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для исследования условий труда.

предложенная классификация не отрицает

предложенная классификация не отрицает ранее существовавших, а уточняет и конкретизирует их с учетом современных тенденций развития офисных технологий и состояния отечественного рынка офисной техники. Вместе с тем приведенная классификация вызывает ряд вопросов. С учетом деления офиса на три составляющих, представляется неправомерным внесение в классификацию технических средств текстовых и табличных процессоров и электронной почты, поскольку они являются программными продуктами и относятся к программному обеспечению. Ряд включенных в классификацию технических средств (средства термографического копирования, машины электронно-искрового копирования, машины для гектографической и трафаретной печати) в офисной деятельности сегодня практически не используется, поскольку они не обеспечивают необходимого качества, сложны в эксплуатации, небезопасны для персонала, вследствие чего не могут использоваться непосредственно на рабочих местах сотрудников. Не вполне понятно, почему класс средств связи органичен только средствами электросвязи, поскольку сегодня в системах административно-управленческой связи в той или иной мере используются все современные средства связи, включая спутниковую и радиопоисковую. В приведенной классификации отсутствует такой важный компонент офисной техники, как персональные компьютеры, упомянуты лишь компьютерные аксессуары в восьмом классе. Классификация не свободна и от терминологических неточностей. Термин средства ризографического копирования (дупликаторы) не вполне правомерен, поскольку аппараты электронно-трафаретной печати (изографы, дупликаторы) изготавливают тираж с промежуточной печатной формы (рабочей матрицы) и, следовательно, относятся к средствам оперативной полиграфии.

таким образом, на сегодняшний день не существует

таким образом, на сегодняшний день не существует единой, признаваемой всеми специалистами, полностью отвечающей требованиям практики научной классификации технических средств управления.

не менее сложно решается и проблема классификации офисного программного обеспечения. Основной причиной является отсутствие всестороннего, комплексного исследования использования современных компьютерных технологий в управлении. Техническое и программное оснащение управленческого труда опережает методическое обеспечение новых технологий. Литература, посвященная использованию новых информационных технологий, носит по преимуществу прикладной характер. Осмысление проблем использования информационных технологий управления осуществляется чаще всего в публикациях в журналах и в сообщениях на научных конференциях.

различными специализированными фирмами разрабатываются системы автоматизации делопроизводственных и управленческих процессов. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Названия систем далеко не всегда точно отражают их функциональные возможности, поскольку фирмы-разработчики не всегда корректно обозначают свои программные продукты. Офисные системы, реализующие задачи автоматизации доу, называют, как правило, системами автоматизации документооборота или системами управления документами, используя эти названия как универсальные. Вместе с тем как системы управления документами, так и системы автоматизации документооборота имеют свои отличительные особенности. Наиболее правильным представляется использование для обозначения офисных программных продуктов термина система автоматизации процессов документационного обеспечения управления. Использование этого универсального термина правомерно и для простейшего однопользовательского программного продукта, и для сложного программного комплекса. Параллельно существуют системы классификации программных продуктов, в основе которых лежат различные принципы систематизации, имеющие серьезные терминологические расхождения.

программное обеспечение можно в основном

программное обеспечение можно в основном подразделить на две группы в соответствии с двумя составляющими делопроизводства:

 программные продукты для автоматизации документирования — т. е. автоматизация процессов составления, оформления и изготовления документов;

 программные продукты для автоматизации процессов работы с документами и содержащейся в них информацией.

сегодня для создания документов используют исключительно текстовые и табличные редакторы (процессоры) ведущих фирм-производителей.

по принципу реализации офисные программные продукты можно подразделить на однопользовательские и сетевые. Однопользовательские программные продукты реализуются на отдельном персональном компьютере. Сетевые системы реализуются в корпоративных вычислительных сетях. Конечно, современные системы автоматизации делопроизводства и управления могут реализоваться только в вычислительных сетях. Но к системам автоматизации процессов работы с документами, кроме сетевых офисных систем, следует отнести и некоторые однопользовательские программные продукты. Эти программы установлены на отдельном компьютере, в однопользовательском режиме и предназначены для использования различными категориями управленческого персонала (например, персональные информационные системы).

по технологии разработки, внедрения и сопровождения офисные программные продукты можно подразделить на три следующих класса:

 заказные программные продукты — программы, которые разрабатываются с учетом особенностей конкретной организации фирмами, специализирующимися на этом (а иногда и силами собственных программистов фирмы). большое значение при разработке такой программы имеет грамотно составленное техническое задание. На этапе ее внедрения и опытной эксплуатации, как правило, выявляется необходимость корректировки и доработки системы.

тиражные программные продукты — это программы

тиражные программные продукты — это программы, которые разрабатываются специализированными фирмами без учета особенностей работы конкретной организации. В этот класс входят простые «коробочные» программы, бесплатные (freeware) или условно-бесплатные (shareware) программы, распространяемые через интернет, популярные стандартные программные продукты, такие как пакет microsoft office,  используемые для решения типичных задач документирования и организации работы с документами.

 тиражно-заказные программные продукты — тиражные системы с заказными свойствами, гибко настраиваемые на условия и потребности конкретной организации. Тиражно-заказные программы — оптимальный вариант автоматизации для средних и крупных организаций и наиболее перспективный путь развития сетевых офисных систем. С одной стороны, такая программа отлично оттестирована, учтен опыт внедрения в других организациях, устранены недостатки, выявленные в ходе эксплуатации. С другой стороны, такие программы позволяют в широких пределах производить настройку и адаптацию. Действительно, комплексная система автоматизации управления предприятием не может быть в полном смысле слова тиражной, учитывая огромное разнообразие предприятий, их отраслевые региональные и прочие особенности.

в отечественной литературе использовалась классификация программных продуктов по степени комплексности автоматизации:

 системы автоматизации отдельных аспектов документационного обеспечения управления (например, программы автоматизации контроля исполнения документов и поручений).

 системы автоматизации документационных процессов отдельных структурных звеньев — должностных лиц или структурных подразделений (например, программы автоматизации бухгалтерии).

 системы комплексной автоматизации доу фирмы (организации) в целом. Подобные системы весьма актуальны и могут реализоваться только в корпоративных вычислительных сетях (например, система «дело-2000»).

 комплексные системы автоматизации управления фирмой, где задачи автоматизации документооборота, доу являются лишь составной частью. Создание корпоративных систем автоматизации управления организацией — наиболее перспективное направления развития сетевых офисных систем (например, программный комплекс «галактика»).

в специализированной периодической печати

в специализированной периодической печати неоднократно предпринимались попытки разработки комплексной классификации офисных программных продуктов с учетом различных классификационных принципов8.

на основе анализа различных классификационных подходов, представленных в литературе, на обсуждение может быть представлена классификация систем автоматизации документационных процессов по адекватности управленческим потребностям, назначению и степени сложности реализуемых задач. Исходя из этих принципов, различные по назначению и по средствам реализации офисные системы можно подразделить на несколько больших групп, каждая из которых не вполне однородна по структуре.

© Некоммерческий Блог «Mebel-OF.ru - Офисная мебель», 2012-2016 гг.