Cистемы регистрации и учета документов

Cистемы регистрации и учета документов

системы регистрации и учета документов эти системы создавались для учета документов на бумажном носителе, сами документы при этом традиционным способом передавались от одного исполнителя к другому, из одного структурного подразделения в другое. В основе функционирования таких систем – электронная регистрационная карточка, которая создается при регистрации документа. В карточке фиксируется ряд реквизитов документа, т. е. формируется многоаспектный информационно-поисковый образ документа.

основной задачей автоматизированной системы регистрации и учета является обеспечение быстрого поиска максимально полной информации о документах. Не случайно их часто называют системами электронных карточек или электронными картотеками. Подобные системы могут реализоваться как в однопользовательском, так и в сетевом вариантах. Сегодня системы регистрации и учета используются главным образом в тех организациях, специфика деятельности которых предполагает наличие большого количества традиционных документов, где нет необходимости перевода всех или значительного числа документов из бумажного формата в электронный.

системы управления электронными документами в системах управления документами каждая электронная регистрационная карточка связана с файлом самого документа (или нескольких документов). подобные системы часто называют электронными архивами. Развитие систем управления документами тесно связано с развитием технологии сканирования.

одной из наиболее ранних систем управления документами являются системы, содержащие графические образы документов. Эти системы основаны на простейшей технологии сканирования — технологии получения графических образов документов. Существующие на бумажных носителях документы сканируются. Отсканированные документы существуют в виде изображений. Подобные системы доступа к изображениям предоставляют пользователю изображения документов, но не предназначены для поиска определенного текста на страницах. Можно найти только тот текст, который содержит ключевые слова.

следующий этап развития систем управления

следующий этап развития систем управления документами представляют системы, основанные на технологии оптического распознавания символов. Эта технология предполагает не только получение графического образа документа, но и так называемое распознавание — перевод графического образа документа в текстовый файл с помощью специальных средств оптического распознавания символов. Но даже лучшие средства оптического распознавания символов не дают 100-й точности при распознавании. Необходимо производить вручную (с клавиатуры) значительную работу по исправлению ошибок в тексте после распознавания. Подобные системы предполагают поиск по тексту документов с помощью механизма четкого поиска. Система позволяет пользователю находить любое слово или фразу в документе.

в начале 1990-х гг. Появились системы, использующие так называемую технологию адаптивного распознавания образов, которая позволяет полностью исключить дорогостоящий и трудоемкий этап — исправление ошибок в тексте документа после распознавания. Максимальная автоматизация процессов сканирования бумажных документов способствовало развитию систем управления документами.

системы управления документами реализуются в сетевом варианте. Одной из важнейших функций систем управления документами является поиск информации, содержащейся в документах. Системы управления документами поддерживают как атрибутивный, так и полнотекстовый поиск.

системы управления документооборотом системы

системы управления документооборотом системы управления документооборотом (системы автоматизации документооборота) реализуются исключительно в сетевом варианте. Они применяются не только для поиска информации, в частности текстов документов, но и для управления потоками документной информации, позволяют проследить за прохождением документа по всем станциям обработки.

системы обеспечения групповой работы — групповое программное обеспечение — системы класса groupware. Основная задача этих систем — организация эффективной коллективной работы персонала. Основная концепция систем этого типа — формирование единого информационного пространства предприятия, организации. Основное назначение — автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе. Системы класса groupware поддерживают корректное разделение, т. е. совместное использование информации группой пользователей, — коллективная работа с одной задачей в данный момент времени.

специалисты рекомендуют отдавать предпочтение системам этого класса в том случае, когда необходимо повысить эффективность работы каждого сотрудника. Эти системы рассчитаны в основном на относительно небольшие коллективы, рабочие группы. Как правило, они не содержат строгих правил и предписаний, кто и как должен работать в рамках системы. Иными словами, отсутствует четкая структуризация в организации работ.

системы управления деловыми процессами — системы класса workflow. Их основная задача (как и у систем обеспечения групповой работы) — организация эффективной коллективной работы персонала. Базовая концепция систем этого типа — формирование единого информационного пространства предприятия, организации. Они предназначены не только для управления потоками документной информации, но и для сопровождения документов, для управления версиями-редакциями документов (version control).

системы управления деловыми процессами

системы управления деловыми процессами поддерживают разделение работ, т. е. совместное выполнение одной «большой» работы группой исполнителей. Процесс обработки документов в рамках идеологии workflow представляет совокупность деловых процедур (этапов) обработки документов. В системах подобного класса автоматически осуществляется маршрутизация документа, т. е. отслеживается необходимость передачи документа от одного пользователя к другому. Они устанавливают порядок прохождения документов по рабочим станциям, обеспечивая проведение всех необходимых операций с документами. Подобные системы позволяют контролировать все составляющие части документа, гибко определять его содержание и структуру.

считается, что системы этого класса предпочтительны тогда, когда первоочередной задачей является повышение эффективности работы всей организации в целом. Системы класса workflow поддерживают многопользовательскую работу с несколькими задачами одновременно и более ориентированы на автоматизацию документооборота крупной корпорации.

системы класса workflow предполагают строгую структуризацию в организации работ, т. е. выполнение работы четко расписано по исполнителям, документам, времени и порядку обработки документов и т. д. внедрение и эксплуатация таких систем требует всестороннего организационного обеспечения.

деление на системы класса workflow и системы класса groupware (как и вся классификация сетевых систем автоматизации процессов доу) в определенной мере условно. Они не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга. Например, в рамках крупной фирмы в отдельных структурных подразделениях могут реализоваться системы обеспечения групповой работы класса groupware, а в организации в целом может реализоваться система управления деловыми процессами класса workflow.

подводя итоги, следует констатировать

подводя итоги, следует констатировать, что современные офисные технологии и технические средства управления развиваются столь стремительно, что теоретическое осмысление этих процессов запаздывает. Необходима глубокая научная проработка проблем функционирования современного офиса, в первую очередь формирование терминосистемы офисной деятельности и разработка универсальной классификации современных технических средств управления и офисного программного обеспечения.

© Некоммерческий Блог «Mebel-OF.ru - Офисная мебель», 2012-2016 гг.