СОВРЕМЕННЫЙ ОФИС

Если спросить специалистов различного профиля, что необходимо, чтобы начать какое-либо дело, можно получить самые разнообразные ответы. И только менеджеры и другие работники аппарата управления обязательно назовут такой необходимый компонент, как бумаги, точнее, деловые документы. Действительно, с чего начинается любой бизнес — и большой, и малый? С чего начинается организация и чем сопровождается деятельность любой фирмы? Конечно, с деловых бумаг!
Управление организацией, равно как и управление отраслью хозяйства или государством, с точки зрения технологии представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе. Не документируемые управленческие операции (не требующие создания документов) являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют мизерный процент по сравнению с документируемыми.

Как известно, в настоящее время человечество переживает период лавинообразного роста количества информации. В полной мере это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием поистине огромных массивов документов, зафиксированных на бумажных и иных носителях.

Деятельность любой организации зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие, принять управленческое решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов   документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.  По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста количества деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности управленческого труда за счет использования современных технических средств и информационных технологий.  Для внедрения новых технических средств и технологий в управленческие процессы имеются и определенные предпосылки, которые коренятся в самой природе этих процессов. Прежде всего это наличие общих принципов структурного построения организаций независимо от их организационно-правовой формы и рода деятельности. Действительно, любую организацию можно рассматривать как совокупность взаимодействующих элементов (структурных звеньев), каждый из которых может иметь свою структуру. Элементы связаны между собой информационно, т. к. обмениваются информацией, и функционально, т. к. они выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса. Элементы взаимодействуют и с внешними системами, причем их взаимодействие может быть как информационным, так и функциональным. Эта ситуация справедлива практически для всех организаций, каким бы видом деятельности они ни занимались, —  правительственного учреждения, банка, промышленного предприятия, коммерческой фирмы и т. д. Достаточно однотипны (с точки зрения функциональной роли) и применяемые управленческие технологии, в частности технология принятия управленческих решений.

Еще в большей степени для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.

Итак, в настоящее время имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в      управленческих процессах; с другой — объективные предпосылки для их реализации.  На сегодняшний день материальной базой для внедрения новых управленческих технологий является современный офис. Современная концепция офисной деятельности сформировалась относительно недавно — к началу 80-х гг. ХХ в. До этого речь шла только о конторской деятельности, а ее оптимизация связывалась с механизацией, а затем и автоматизацией ряда вспомогательных, большей частью рутинных управленческих операций (в первую очередь делопроизводственных).

Бурное развитие техники, программного обеспечения, средств коммуникации привело к изменению основного содержания офисной деятельности. В настоящее время в ее основу положено широкое использование компьютерных информационных технологий и современных технических средств. Богатейший опыт высокоразвитых стран и российский опыт последних лет наглядно свидетельствуют: офисная деятельность (т. е. управленческая деятельность, основанная на использовании современных технологий, оснащенная современными средствами оргтехники) способствует повышению производительности управленческого труда, качества принимаемых решений, улучшению управляемости и прогнозируемости бизнеса. Наличие у фирмы современного офиса является наглядным подтверждением ее респектабельности и надежности.
В нашей стране развитие офисной деятельности и ее теоретическое осмысление связано со становлением новых социально-экономических отношений. За последние годы в России образовалось множество новых фирм, больших и малых, ориентированных на работу в условиях рынка. Перед ними стоят проблемы обустройства своего офиса. Созданием современных офисов озаботились также государственные организации и предприятия.
Длительное время с начала 1970-х гг. в отечественной литературе используется понятие «средства организационной техники» как средства механизации и автоматизации управленческого труда. Традиционно понятие «офис» обозначает место, где проходит работа управленческого персонала организации. Словарь иностранных слов переводит слово «офис» как «контору», «канцелярию», причем применительно к зарубежной практике. Термины офис и офисная деятельность применительно к отечественной практике появляются в литературе в середине 1990-х гг.1 В этот же период предлагается весьма важное для классификации деление современного офиса на три составляющих: офисные помещения, технические средства и программное обеспечение, базовым из которых является офисное помещение, или офисное здание2.

Итак, современный офис — это сложный технический и технологический комплекс и немаловажный фактор обеспечения эффективного        бизнеса. Важной составляющей современного офиса являются технические средства, или средства организационной техники. Многообразие технических средств управления предполагает их определенную классификацию. Классификация способствует формированию единой терминологии, позволяет потребителям лучше ориентироваться в растущем парке технических средств. Классификация технических средств на классы (группы) и подклассы (подгруппы) может производится по различным классификационным признакам: степени сложности, типу привода, элементной базе и т. п.

В сфере документационного обеспечения управления широкое распространение получили классификации технических средств по функциям, выполняемым ими по отношению к информации или носителю информации — документу. В качестве классификационных категорий используются группы технических средств, позволяющие оптимизировать какой-либо отдельный участок технологической цепочки управленческого процесса. Классификация по функциональному принципу связывает процедуры технологического процесса обработки документов в организации с техническими характеристиками и возможностями технических средств.  Классификация технических средств по признаку функциональности была предложена в начале 1970-х гг. ВНИИ оргтехники. В Общесоюзный классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП) был включен подкласс «Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда» (426000). Подкласс включал следующие группы технических средств:
    Средства составления текстовых документов (426100).
    Средства копирования и оперативного размножения документов (426200).
    Средства обработки документов (426300).
    Средства поиска, хранения и транспортирования документов (426400).
    Мебель и оборудование специализированные для служебных помещений (426600).
    Средства сигнализации и информации конторские (426700).
В 1975 г. коллективом специалистов под руководством Л.Н. Качалиной на основе классификации ВНИИ оргтруда была предложена уточненная классификация, предполагающая деление средств оргтехники на 7 классов:
    Средства составления текстовой документации: пишущие машины различных классов, пишущие и наборно-пишущие автоматы, печатающие   устройства автоматизированных систем управления, диктофонная техника, средства письма (различные по конструкции ручки, карандаши) и др.
    Средства размножения и копирования документов: разнообразные по форматам, габаритам, степени автоматизации и назначению машины и аппараты (светокопировальные, электрофотографические, термокопировальные, офсетной, трафаретной и гектографической печати и др.).
    Средства обработки документов: оборудование и устройства фальцевальные, листоподборочные, режущие и окантовывающие, сшивающие и склеивающие, средства для нанесения защитных и декоративных покрытий на документы, номенклатурно-адресовальные, штемпельные устройства, бумагоуничтожающие машины и др.
    Средства хранения, поиска и транспортировки документов: хранилища различной емкости, назначения и степени механизации и автоматизации, боксы, шкафы, картотечное оборудование, средства микрофильмирования и поисковые системы, транспортирующие устройства и оборудование — электрическое, пневматическое, электромагнитное, контейнерное и др.
    Средства для чертежных работ и счетных операций.
    Средства сигнализации информации: поисково-вызывные устройства, табло, стенды и др.
    Мебель и оборудование для служебных помещений3.
На принципах классификации ВНИИ оргтехники основана и классификация, предложенная Г.И. Кошелевым. Он выделяет самостоятельную группу средств изготовления кинофотодокументов, вводит средства микрофильмирования самостоятельной подгруппой в группу средств копирования и оперативного размножения документов4.
С конца 1980-х до середины 1990-х гг. в литературе преобладала классификация, предполагающая деление средств оргтехники на пять классов:
    Средства составления и изготовления документов.
    Средства копирования и оперативного тиражирования документов.
    Средства обработки документов.
    Средства хранения, транспортирования и поиска документов.
    Современные средства связи5.
Приведенная классификация не в полной мере отражала многообразие технических средств управления: например, в ней не упоминались средства выполнения вычислительных операций, прежде всего персональные компьютеры, которые получали все более широкое распространение. Все вышеуказанные классификации основаны на принципе функциональности, который можно считать традиционным.

© Некоммерческий Блог «Mebel-OF.ru - Офисная мебель», 2012-2016 гг.